Règlement intérieur

ARTICLE 1 - CONSTITUTION, DÉNOMINATION ET OBJET

 

L’Université Populaire du Grand-Alès (U.P.G.A.) est une Association d’intérêt général, à but non lucratif, régie par la Loi de 1901. Membre de l’Association des Universités Populaires de France (A.U.P.F.), elle cherche à promouvoir, sur l’ensemble du bassin alésien, une dynamique culturelle, sociale, à travers des activités accessibles au plus grand nombre et des événements gratuits. Dans un esprit éclectique et républicain, elle organise et met en place toutes formations, intellectuelles, civiques, environnementales, artistiques, manuelles ou sportives et professionnelles. Elle fait le choix de propager les idées et les vertus humanistes de l’écologie au cœur de la cité et de la nature cévenole, d’œuvrer à la mise en pratique du respect de l’environnement naturel et rejette toutes pratiques sectaires ou visant à l’aliénation et à la domination des individus, sous toutes leurs formes.

 

Son objectif est d’aider, en sa vertu d’Association d’Éducation Populaire, à l’épanouissement des êtres, dans un idéal de liberté et de respect des croyances, opinions ou doctrines philosophiques. En ceci, elle fait sienne la devise de la République : Liberté, Égalité, Fraternité.

 

Parce que chacun a le droit à l’intégration dans notre société, elle lutte contre l’isolement, en participant à toutes mesures, plans ou actions destinés à favoriser l’insertion, l’éducation et l’acquisition de conditions décentes d’existence.

 

Ainsi, ses activités sont ouvertes à tous les publics : actifs, retraités, étudiants, bénéficiaires du R.S.A. et elle se fait un point d’honneur de pratiquer des tarifs sociaux défiant toute concurrence en attendant, qu’un jour, le « Savoir [soit entièrement gratuitement] Partagé ! »

 

 

ARTICLE 2 - RESSOURCES DE L’ASSOCIATION

 

Elles sont constituées : du produit des adhésions à l’association et des droits d’inscription aux cours ou activités proposées. (Les tarifs de ces recettes sont fixés par le Conseil d’Administration et peuvent être soumis aux délibérations de l’Assemblée Générale Ordinaire.) Des subventions sollicitées auprès des Collectivités. Ces subventions peuvent prendre la forme de subvention d’équilibre du budget de fonctionnement de l’association, ou de subventions ponctuelles permettant à l’association la réalisation d’un programme exceptionnel de travaux ou d’équipement, le lancement d’une activité nouvelle ou l’aide à la mise en œuvre d’une action de promotion de l’association. Des actions de mécénat ou de sponsoring. (Ces aides ponctuelles ne doivent pas avoir pour effet de faire promouvoir par l’U.P.G.A., des actions contraires aux objectifs ou aux missions de l’Association. Des dons et legs acceptés par le Conseil d’Administration. Des recettes provenant de manifestations organisées exceptionnellement par l’U.P.G.A. (manifestations qui doivent également entrer dans le cadre de l’objet de l’association).

 

 

ARTICLE 3 - ADHÉSION

 

Pour suivre des cours ou pour participer à des ateliers payants de l’U.P.G.A., il est nécessaire d’être membre de l’association. (Ce n’est pas le cas pour les activités gratuites dispensées toute l’année par l’association : conférences, expositions, atelier d’écriture ou tout autre atelier gratuit). Les adhésions sont prises en début d’année universitaire et tout au long de l’année. Les adhésions sont enregistrées :

 

- à partir d’un bulletin d’inscription renseigné par le demandeur et comprenant les informations nécessaires pour justifier des droits à l’adhésion, et permettre à l’association de suivre le fichier adhérents à des fins budgétaires et statistiques.

 

- contre paiement d’une cotisation dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration pour chaque année universitaire.

 

La qualité de membre de l’association se perd par démission, décès ou radiation.

 

Toutes les informations relevées dans le fichier adhérents et notamment les adresses électroniques sont utilisées par l’U.P.G.A. exclusivement pour des questions relatives au fonctionnement de l’association, conformément aux recommandations de la CNIL à ce sujet. Les envois en nombre effectués par l’U.P.G.A. doivent utiliser le champ CCI (Copie Carbone Invisible) du message électronique.

 

 

ARTICLE 4 - MODALITÉS DE PAIEMENT

 

Le règlement de l’adhésion, du montant des cours et des ateliers peut s’effectuer :

 

- par chèque(s) bancaire(s) : soit en une fois ou en trois fois. Si le paiement est effectué en trois fois, les chèques correspondront au montant de chaque trimestre des cours ou des ateliers, seront encaissés au début de chaque trimestre.

 

- en espèces, auquel cas il sera demandé le règlement de tous les cours et/ou ateliers en une seule fois.

 

- par carte bleue, en une seule fois, via un site de paiement sécurisé ou par TPE (Terminal de Paiement Électronique).

 

Afin d’assurer le bon fonctionnement de nos cours, l’engagement pour une année complète est indispensable. Aucune entorse sera faite à cette règle. De plus, pour qu’un cours ou qu’un atelier puisse débuter, il devra comptabiliser au moins 6 inscrits.

 

 

ARTICLE 5 - MEMBRES

 

L’Association se compose de membres faisant partie des catégories suivantes :

 

A/ Les membres adhérents

Ils soutiennent l’action de l’Association en versant une cotisation annuelle.

 

B/ Les professeurs et intervenants

Ils sont salariés vacataires de l’association et versent également une cotisation annuelle.

 

Ils donnent des cours ou des ateliers payants tout au long de l’année et doivent  s’acquitter de quelques tâches simples tout au long de l’année :

 

- Veiller à ce que les feuilles de présence, mensuelles, soient émargées par les participants.

 

- Remettre ces feuilles de présence au Bureau de l’Association à la fin de chaque mois, condition sine qua non pour percevoir leur rétribution.

 

- Faire parvenir un listing complet, en début d’année, au Bureau de l’Association, des participants de leurs cours et ateliers faisant figurer le nom, le prénom, l’adresse physique et le courriel.

 

( Les conférenciers ne rentrent pas dans cette catégorie. )

 

C/ Les membres d’honneur

Ils ont rendu des services signalés à l’Association. Ils ont donné de leur temps et/ou ont donné bénévolement des conférences, des ateliers ou des cours. Ils sont désignés par le Conseil d’Administration. Ils sont dispensés de cotisation. Ils disposent d’une voix à l’Assemblée Générale.

 

D/ Les membres bienfaiteurs

Ils ont accepté, afin de soutenir financièrement l'association, d'acquitter une cotisation d'un montant trois fois supérieur à celui dû par les membres adhérents lors de leur inscription.

Ce sont également ceux qui adressent régulièrement des dons à l'association. Dans ce dernier cas, le titre de membre bienfaiteur est honorifique et ne confère pas de voix délibérative lors de l’Assemblée Générale.

 

E/ Les membres du Bureau de l’Association

Ils sont bénévoles et sont dispensés de cotisation s’ils ne sont pas salariés de l’Association par ailleurs.

 

 

ARTICLE 6 - RADIATION

 

Elle est prononcée par le Bureau de l’association après qu’il ait entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est envisagée. L’adhérent concerné est convoqué 8 jours avant la réunion du Bureau, les motifs de la radiation envisagée lui sont communiqués. Les motifs justifiant une telle procédure peuvent être particulièrement :

Un comportement dangereux, des propos injurieux envers les autres membres, les Professeurs et intervenants, les responsables de l’association. Le non-respect des statuts et du règlement intérieur ou la détérioration de matériel. Des propos injurieux ou des attitudes inappropriées envers les autres membres, les Professeurs et intervenants, les responsables de l’association.

 

 

ARTICLE 7 - REMBOURSEMENT

 

Aucun remboursement ne se fera pour convenance personnelle autre qu’un accident grave entraînant l’immobilisation ou générant un handicap (dans ce cas de figure, l’adhérent pourra contacter le Conseil d’Administration qui examinera sa requête).

Seul l’arrêt des cours en raison d’un arrêté gouvernemental entraînera le remboursement des cours restant à effectuer.

En cas de crise passagère, entraînant l’interruption provisoire des cours, sera établi un avoir qui prendra en compte les cours ou ateliers qui auront été donné. Les chèques non encaissés seront rendus aux adhérents pour que d’autres chèques soient émis avec le montant restant à payer en déduction de l’avoir.

 

 

ARTICLE 8 - CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Membres

Le Conseil d’Administration est formé par tout adhérent de l’Association, ayant sa cotisation en règle, élu lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle de l’U.P.G.A. Les membres du Conseil d’Administration sont élus chaque année et peuvent être reconduits.

Tout adhérent souhaitant manifester sa candidature, pour pouvoir siéger au Conseil d’Administration, est prié de contacter le Bureau de l’Association, dès son inscription ou, au plus tard, de lui signifier son vœu une semaine, avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire.

 

Fréquence

Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation du Président. Il peut être réuni également à n’importe quelle période de l’année à la demande du quart au moins de ses membres.

 

Convocation

La convocation aux réunions du Conseil est adressée au moins 10 jours avant la date prévue. Elle est accompagnée : de l’ordre du jour et des rapports éventuellement nécessaires pour que les membres du Conseil soient informés préalablement à la réunion, des décisions qu’ils seront amenés à prendre.

Ces documents sont adressés par courrier électronique, ils le sont par courrier postal à la demande des membres qui souhaitent ce moyen de communication.

 

Quorum

Le quorum nécessaire pour que le Conseil puisse délibérer, est de la moitié au moins de ses membres. Si le quorum n’est pas atteint, la Président du Conseil d’Administration convoque un nouveau Conseil. Il statue alors sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de ses membres présents ou représentés. En cas de vote et d’égalité des voix, la voix du Président est prépondérante. Un membre du Conseil ne peut être porteur que d’une seule procuration donnée par un membre empêché.

 

Procès-verbaux

Les procès-verbaux du Conseil sont signés par le Président et le Secrétaire et conservés dans un registre des délibérations. Ils sont soumis à approbation du Conseil lors de la séance qui suit. Seules les décisions prises par le Conseil, à l’exclusion des débats qui ont fait l’objet de ces décisions, peuvent être communiquées. Des extraits de Procès-verbaux sont délivrés en cas de demande particulière, conformément à cette disposition.

 

Pouvoirs

Le Conseil assure l’administration et la gestion de l’association. Il s’appuie pour ce faire sur les propositions du Bureau et de la Direction de l’Association. Ses pouvoirs sont énumérés par les statuts et touchent aux actes principaux de la gestion : élection du Bureau, gestion du patrimoine, baux, budget, comptes, emprunts, tarifs… Il assure par ailleurs des pouvoirs spécifiques précisés dans les dispositions suivantes :

 

A/ Les personnels administratifs

Le Conseil décide de la création ou de la suppression des emplois salariés administratifs permanents et des personnels de service, ainsi que des rémunérations de ces personnels. La Direction peut, à titre exceptionnel en cas de besoin, procéder au recrutement de personnel administratif, pour une durée limitée et de façon ponctuelle. La rémunération des personnels administratifs doit se conformer à la grille de rémunération du personnel administratif définie par le Conseil. Le choix des candidats sur les postes de personnel administratif est de la compétence conjointe du Président et de la Direction. Le choix du recrutement du Directeur(rice) appartient au Président après avis obligatoire du Conseil d’Administration.

 

B/ Les personnels enseignants

La Direction décide du recrutement des intervenants, à titre temporaire, ce personnel est renouvelable annuellement à chaque année universitaire. Elle sollicite l’avis du Bureau pour le choix de ces recrutements. La rémunération de ces personnels est fixée à partir d’une grille générale de rémunération soumise à décision du Conseil d’Administration. La Direction après négociation avec chacun de ces personnels arrête leur statut : salarié, intervenant, vacataire… et adapte, le cas échéant à titre exceptionnel et motivé, le cadre de rémunération ci-dessus évoqué, pour prendre en compte la spécificité du cours ou de l’intervenant. Le Bureau est informé des motivations de cette décision.

 

C/ Le budget de fonctionnement

Le Conseil vote chaque année le budget de fonctionnement de l’Association pour la période du 1er août au 31 juillet. Les comptes de dépenses et de recettes sont proposés au vote du Conseil dans le détail. Ce vote autorise la Direction à engager les dépenses dans les limites autorisées. Il est possible pour la Direction, en cas d’insuffisance de crédits constatés au cours de l’exécution du budget, dans un compte à 2 chiffres, de procéder à des virements de crédits provenant d’un autre compte à 2 chiffres suffisamment approvisionné pour cela. Ces virements sont portés à la connaissance du Conseil d’Administration à chacune de ses séances.

 

D/ En matière de tarification

Le Conseil fixe chaque année, avant la rentrée universitaire, le tarif des adhésions à l’association et le tarif horaire des cours et ateliers.

La tarification horaire est exactement la même pour tous les cours et ateliers. L'Université Populaire du Grand-Alès prône l'équité.

 

 

ARTICLE 9 - BUREAU DE L’ASSOCIATION

 

Fréquence des réunions

Le Bureau est réuni par le Président autant de fois que nécessaire.

 

Convocation

Les membres sont convoqués par courrier, courrier électronique, communication téléphonique, au moins 8 jours avant la date de la réunion prévue. En cas d’urgence, une consultation écrite par voie électronique peut être organisée. Cette forme de consultation doit rester exceptionnelle.

 

Quorum et vote

La majorité des membres au moins, doit être présente ou consultée pour la validité des décisions prises. Les règles de quorum, prévues pour le Conseil d’Administration à l’article 10 des statuts de l’Association, sont applicables au Bureau. Les décisions du Bureau sont prises à la majorité des membres présents ou consultés. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante. En cas d’absence de quorum, le Bureau est de nouveau convoqué par le Président, pour le même ordre du jour. Les décisions sont alors prises, quel que soit le nombre de membres présents, ou ayant répondu à la consultation. Les décisions prises par le Bureau font l’objet d’un Procès-verbal simple de réunion ou de consultation.

 

Compétence générale

Le Bureau a une compétence générale pour l’administration et la gestion de l’Association.

Il instruit et prépare les affaires qui seront soumises à décision du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale, et arrête l’ordre du jour de ces séances.

Il met en œuvre les décisions prises par le Conseil d’Administration.

Il est saisi de tout problème de gestion courante dépassant les compétences de la Direction, ou à la demande de celle-ci, pour toute question qu’elle souhaite soumettre à son appréciation ou à sa décision.

 

 

Compétences des membres du Bureau

 

Le Président

Il assure la responsabilité morale de l’Association dans les actes de la vie civile. Il peut procéder à la nomination d’un Directeur de l’Association après avis du Conseil d’Administration. Il anime la gestion de l’association, initie des actions de promotion et de développement avec la collaboration de la Direction. Il représente l’Association auprès des instances locales : politiques, administratives et culturelles. Il préside les instances statutaires : Assemblée Générale, Conseil d’Administration, réunion du Bureau. Il a pouvoir de signature. Il est obligé d’assurer l’organisation de sa succession en cas de démission ou reste Président jusqu’à la prochaine Assemblée Générale Extraordinaire si le Conseil d’Administration ne permet pas d’élire un nouveau Président.

 

Le Vice-Président

Assure la suppléance du Président en cas de besoin ou de délégation donnée par le Président dans tout le domaine de compétence du Président, hormis la représentation légale de l’Association. Il peut être chargé par le Président de questions ponctuelles limitées dans l’objet et dans le temps.

 

Le Délégué Général

Il représente l’Association au nom du Président et a des responsabilités proches de celles du Directeur de l’Association. Il a pouvoir de signature. Sa responsabilité est à la fois stratégique et opérationnelle. En lien avec les instances de gouvernance, il définit les objectifs stratégiques et supervise également les moyens techniques, humains et financiers permettant de les atteindre. Ses domaines sont à la fois la gestion de l’Association, la communication, l’animation d’équipes de bénévoles ou de salariés, les relations publiques et l’animation des réseaux.

 

Le Trésorier

Il établit le budget prévisionnel, le budget actualisé si nécessaire, avec le Président et/ou le Directeur si un Directeur est nommé. Il présente ces documents au Conseil d’Administration. Il suit l’exécution du budget et veille à son exécution dans les limites du vote du Conseil d’Administration. Il est secondé dans sa tâche par le Trésorier-Adjoint.

 

Le Secrétaire

Il assure la gestion et l’organisation du fonctionnement des instances : Assemblée Générale, Conseil d’Administration, réunion du Bureau. Il convoque les membres adhérents, il rédige des Procès-verbaux. I diffuse et classe les documents statutaires. Il est secondé dans sa tâche par le Secrétaire-Adjoint

 

 

ARTICLE 10 - L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

 

Forme

L’Assemblée Générale se réunit sous 2 formes :

 

A/ en Assemblée Générale Ordinaire.

B/ en Assemblée Générale Extraordinaire.

 

L'Assemblée Générale a des pouvoirs spécifiques selon la forme de sa réunion.

 

 

Composition de l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire

L’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire est composée de l’ensemble des adhérents de l’Université Populaire du Grand-Alès, tant les élèves inscrits, que les intervenants, les membres du Conseil d’Administration, les membres du Bureau ainsi que toute personne en règle de sa cotisation pour l’année en cours.

La participation de l’ensemble des adhérents de l’Association, aux Assemblées Générales Ordinaires ou Extraordinaires, est indispensable car elle garantit la vie démocratique de l’Association.  

 

 

 

A/ l’Assemblée Générale Ordinaire

 

Fréquence

L'Assemblée Générale Ordinaire est réunie obligatoirement dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice financier, c’est-à-dire avant le 31 Janvier de l’année qui suit le début de l’année universitaire. Elle est convoquée par le Président par courrier expédié au plus tard 15 jours avant la date prévue pour sa réunion. Le Président arrête l’ordre du jour après avis du Conseil d’Administration. L’Assemblée Générale peut être par ailleurs réunie à la demande de la moitié au moins des membres du Conseil d’Administration ou bien sur la demande du quart au moins des membres de l’Association. (Cette demande de réunion exceptionnelle est adressée au Président avec les motifs justifiant la demande, motifs qui doivent permettre la définition de l’ordre du jour. Les règles de convocation sont les mêmes que celles relatives à une convocation ordinaire.)

 

Pouvoirs de l’Assemblée Générale Ordinaire

Elle approuve la gestion de l’exercice écoulé, le compte financier et décide de l’affectation des résultats. Elle donne également quitus au Trésorier et aux membres du Conseil d’Administration.

L’Assemblée Générale intervient dans le processus d’élection des membres du Conseil d’Administration.

 

Quorum

L'Assemblée Générale Ordinaire ne peut statuer sur les questions de l’ordre du jour que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés. Chaque membre de l’Assemblée Générale peut recevoir 2 procurations au maximum de membres empêchés. Si le quorum n’est pas atteint, un nouvelle Assemblée Générale est convoquée par la Présidente. Elle peut alors statuer sur un ordre du jour inchangé, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

 

Vote

L’Assemblée Générale Ordinaire vote sur les questions listées dans l’article 9 des statuts qui relèvent de sa compétence. Le vote est un vote à main levée, sauf si un membre au moins demande l’organisation d’un vote à bulletin secret. La majorité simple est requise. Le vote est un vote à bulletin secret pour les opérations d’élection des membres du Conseil d’Administration relevant de l’Assemblée Générale ordinaire, la majorité simple est requise.

 

 

B/ l’Assemblée Générale Extraordinaire

 

Fréquence et pouvoirs

L'Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée dès qu’une modification de la structure de l’Association ou de ses statuts est soumise à l’ensemble des adhérents par le Conseil d’Administration, conformément au respect de l’article 15 des statuts de l’Association. Elle est compétente pour prononcer la dissolution de l’Association et décider alors de la dévolution des biens de l’Association. Cette dévolution des biens doit être envisagée en faveur d’une Association de même nature quant à son objet ou à la typologie de ses adhérents.

 

Quorum

L'Assemblée Générale Extraordinaire ne peut statuer sur les questions de l’ordre du jour que si les 2/3 au moins de ses membres sont présents ou représentés. Chaque membre de l’Assemblée Générale peut recevoir 2 procurations au maximum de membres empêchés. Si le quorum n’est pas atteint, un nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée par la Présidente. Elle peut alors statuer sur un ordre du jour inchangé, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

 

Vote

L’Assemblée Générale Ordinaire Extraordinaire vote sur les questions listées dans l’article 9 des statuts qui relèvent de sa compétence. Le vote est un vote à bulletin secret.

La majorité des 2/3 des suffrages est requise.

 

 

ARTICLE 11 - VOTER EN TEMPS DE CRISE SANITAIRE

 

En cas de crise sanitaire, ou toute situation ne permettant pas aux adhérents de pouvoir se réunir en Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire, le Conseil d’Administration pourra décider la mise en place d’une visioconférence ou d’une téléconférence en ligne, comme le permet l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, article 4 et mettra en place des modalités spécifiques pour pouvoir assurer le vote de chacun des adhérents.

Il pourra avoir recours aux services de sites internet spécialisés pour mettre en place les votes dans ce cadre particulier de crise.

 

 

Règlement intérieur décidé par le Conseil d’Administration en date du 10 juillet 2013, modifié le 21 décembre 2020 par l’Assemblée Générale